Biblioteca actuală trebuie să asigure accesul neîngrădit la colecţii şi să furnizeze servicii specializate de calitate, răspunzând nevoilor informaţionale din toate domeniile cunoașterii, prin intermediul propriilor colecţii, prin activităţile, evenimentele sau proiectele în care se implică.
Managementul colecțiilor reprezintă componenta procesului de reînnoire a colecţiilor și totalitatea acţiunilor întreprinse pentru constituirea şi dezvoltarea permanentă a colecţiilor de documente şi a bazelor de date, ce reflectă cerinţele actuale şi intermedierea relaţiei cu utilizatorii. Ca parte a managementului bibliotecii, include politicile și activitățile specifice de dezvoltare a colecțiilor prin care se asigură baza documentară şi de informaţii necesare procesului de învăţământ, atât la nivelul aprofundării studiului, cât şi al cercetării.
Un management performant al colecțiilor este determinat de importanța colecțiilor pentru bibliotecă; complexitatea muncii în domeniul colecțiilor; migrarea structurii documentare în profil electronic sau hibrid; asigurarea unui echilibru în dezvoltarea colecțiilor între resursele tipărite și cele electronice; concentrarea pe strategia și politicile anuale de dezvoltare a colecțiilor; managementul proceselor de prelucrare în vederea asigurarii performanței în condiții de eficiență, orientate spre performanță și indicatori (eliminarea redundanței); cooperarea și partajarea resurselor la nivel național și internațional.
În conformitate cu Legea Bibliotecilor, republicată[1], colecţiile bibliotecilor sunt formate din: cărţi; publicaţii seriale; manuscrise; microformate; documente cartografice; documente de muzică tipărite; documente audiovizuale; documente grafice; documente electronice; documente fotografice sau multiplicate prin prelucrări fizico-chimice; documente arhivistice; alte categorii de documente, indiferent de suportul material al acestora.
Termenul de „documente/resurse electronice” se referă la documentele care, pentru a putea fi consultate, necesită folosirea unui computer, device, acestea putând fi accesate de oriunde, via Internet, sau local, într-un spațiu fix. Cele mai frecvent întâlnite tipuri de astfel de resurse sunt: periodicele electronice (e-journals); cărțile electronice (e-books); bazele de date (agregate) full-text; bazele de date cu funcția de indexare și abstractizare; bazele de date bibliografice și bibliometrice; imaginile electronice/multimedia; resursele electronice audio-vizuale.
Posibilitatea de documentare și cercetare folosind publicațiile neperiodice în format electronic asigură condițiile necesare pentru a consulta informație științifică actuală și retrospectivă din tipuri diferite de documente, atât ca tipologie documentară, cât și din punctul de vedere al suportului și formatului în care este stocată informația.
Accesul la informația conținută de publicațiile neperiodice în format electronic este necesară pentru menţinerea conectării comunităţii ştiinţifice româneşti la literatura ştiinţifică de înaltă calitate, în scopul susţinerii procesului didactic şi de cercetare; facilitarea, în cel mai scurt timp posibil, a dobândirii rapide a informațiilor științifice exhaustive, disponibile în cărțile electronice; punerea la dispoziția utilizatorilor a unui tip de informație diferit de cele conținute de revistele electronice; oferirea posibilităţii de consultare multiplă, simultană, la acelaşi document, inclusiv de mai mulți utilizatori; oferirea posibilităţii de salvare şi tipărire a capitolelor, în condiţiile respectării drepturilor de proprietate intelectuală.
Resursele electronice impun o nouă abordare a managementului colecțiilor, care pune accentul pe tehnologie și echipamente, soluții de stocare, accesibilizare, servicii noi oferite utilizatorilor, aspecte de legalitate, derularea fluxului de prelucrare și evidență a documentelor electronice, protocoalele de selecție si deselecție, statistici și indicatori bibliometrici, formare profesională, proceduri specifice de achiziție produse (e-books)/servicii de acces la baze de date științifice, crearea bibliotecii electronice/digitale.
Obiectivele strategice ale managementului dezvoltării colecțiilor au în vedere sprijinirea procesului de învățământ, de predare și cel de cercetare academică, prin achiziționarea diverselor resurse informaționale; diversificarea colecțiilor de documente prin extinderea bazei informaționale, la un nivel la care aceasta să fie în măsură să răspundă celor mai exigente abordări și cerințe ale utilizatorilor săi; dezvoltarea echilibrată a colecțiilor de documente din punctul de vedere al acoperirii domeniilor cunoașterii, pornind de la un proces de selecție în concordanță cu evoluția cerințelor de informare și documentare la nivel național și internațional, finalizând cu furnizarea resurselor informaționale pe hârtie sau în format electronic; oferirea de resurse documentare și informaționale complexe tuturor categoriilor de utilizatori, în concordanță cu misiunea bibliotecii, fără a se face o discriminare a solicitărilor și a practicilor de lectură.
Punerea sub formă digitală a informaţiilor culturale şi ştiinţifice permite o anumită lejeritate în manipularea, duplicarea şi accesarea acestora, cu obligativitatea luării măsurilor privind respectarea drepturilor intelectuale.
Dezvoltarea activă a resurselor electronice și utilizarea acestora în activităţile bibliotecilor a dus și la o schimbare în interpretarea noţiunii de colecţie de bibliotecă.
Resursele electronice prezintă o multitudine de provocări specifice, neîntâlnite în cazul selecției și achiziției materialelor tradiționale în sistem analog, astfel că este recomandat ca bibliotecile să-și dezvolte politici, procese și proceduri clare de selecție și management ale respectivelor resurse. Acestea vor conferi personalului o viziune clară, cuprinzătoare și fermă asupra faptului că resursele electronice ale unei biblioteci sunt gestionate și dezvoltate cu o atenție sporită asupra unor factori esențiali, precum costurile, fezabilitatea tehnică, licențierea, cererile și obligațiile privind atât accesul la ele, cât și protejarea lor.
Resursele electronice se constituie în colecții organizate care cuprind documente digitale (cărţi electronice, documente rare sau alte tipuri de documente în format digital şi fişiere al căror conţinut se referă la activitatea şi tipul bibliotecii și care pot fi citite prin intermediul unui calculator sau a unui smart device: tabletă, telefon etc.), periodice electronice şi baze de date, cuprinzând informații referitoare la colecțiile bibliotecii.
Aplicându-se principiul dezvoltării dinamice, respectiv urmărirea evoluției în timp a colecției, bazată pe stabilitatea resurselor, actualizarea lor, diversificarea instrumentelor de acces și utilizare, resursele care constituie colecția sunt create în acord cu principiile de dezvoltare a colecțiilor și sunt puse la dispoziția utilizatorilor într-o manieră coerentă, în mod direct sau prin produse și servicii specializate.
În timp ce criteriile pentru dezvoltarea colecțiilor tradiționale, precum subiectul, nivelul și audiența, se aplică selecției celor mai multe dintre resursele electronice, managementul formatelor electronice este mai complex și presupune o bună cunoaștere și experiență pentru a dezvolta un know-how și o politică suplimentară care să faciliteze operarea eficientă a acestor formate specifice.
Calitatea informaţiei va fi un punct de referinţă între colecţie, nivel de cunoştinţe, producţie documentară și nivel de priorităţi acordat de către o structură info-documentară. Dacă, în ceea ce privește selecția materialelor în format tipărit care urmează să intre în colecțiile bibliotecii, criteriile sunt cele clasice generale (misiunea bibliotecii; profilul bibliotecii și tipologia utilizatorilor; resursele bugetare alocate anual; restricţiile impuse de depozitare) și specifice (actualitatea și pertinența informațiilor; numele autorului, editurii, criticilor, traducătorilor; aria lingvistică, fiind preferate limbile de largă circulație; numărul citărilor în bibliografii și lucrări de referință), resursele electronice comportă anumite specificități și particularități ce țin de factorul de impact, de restricțiile impuse de caracteristicile mediului electronic și de accesare a acestora, licențiere, networking, politică de prețuri, copyright, accesibilizare, precum și tehnologiile și standardele aflate mereu într-o continuă și rapidă schimbare.
În concluzie, managementul dezvoltării colecțiilor de bibliotecă are ca finalitate susţinerea funcţiilor publice, patrimoniale, documentare, educaționale și informaționale.
[1] Lege nr. 334 din 31 mai 2002, accesat pe 20.07.2022.
